ファシリテーション #

概要 #

会議やミーティング（MTG）が円滑に進むよう支援することです。ファシリテーションの役割を担う人を「ファシリテーター」と言います。

ファシリテーターの役割 #

みんなが安心して意見を出せる場を作る
- 黙っている人がいる場合は、話しにくい雰囲気がある可能性があります。
pointA Bを定義する
- 以下の２点を明確に言葉にして定義しましょう。
  - pointA：MTG前の現状況
  - pointB：MTG後に理想とする状況
```
今の状況は***です。
ラストまでに***したいです。
```
時間内にpointBまで参加者を導く
- 経験からどのくらい時間を取るべきかを予測して、その時間内に終わるよう努力しましょう。
  経験に不安があれば、MTGメンバで相談し決めます。
  - ゴールまで効率的に行くことが望ましいですが、直線である必要はありません。
  - ファシリテーターは軌道修正する立場であり、意思決定する/結論を出す人ではありません。

なぜファシリテーション? #

チーム活動ではチームメンバでディスカッションを行い、意思決定していくため、円滑にMTGを進めるファシリテーターの役割が重要となります。 MTGでなくても複数人で話すときはファシリテーターを決めましょう。

ファシリテーションのポイント #

スムーズに進行するためには？ #

MTGに必要な人のみを招待する
- スムーズな意思疎通・意思決定のため、本当に必要な人か判断します。
  - 人数が多すぎる場合、コミュニケーションコストが増加しスムーズにMTGを進めることができません。
    必要なメンバのみ出席させるようにしましょう。（理想は最大8人）
  - 参加メンバが何をどこまで知っているか事前に確認し、MTGに必要なメンバか確認しましょう。
必要な情報を揃える
- アジェンダを決めましょう。
- 事前に情報を揃えておきましょう。
情報を整理する
- 以下を用いて情報の整理をしましょう。
  - miroボード（オンライン）
  - ホワイトボード（対面）
優先順位を設定する
- pointBにいくまでに何をすべきかMTG参加メンバ全員で考えましょう。
  - 必要ない話題で時間を使うのを防ぐことに繋がります。
  - 目的意識を共有し、協力して達成することができます。（pointBの達成）
- MTGの途中でpointBまでの進捗はどうですか？と言う話をしましょう。
  - 議論が目的からズレて話が発散することを防ぐことができます。
  - 予定したMTGの時間内にpointBを達成することに繋がります。
参加者が議題に集中できるように導く
- 他の作業をしている人がいないようにしましょう（MTG開始時に周知）。
  - 必要のないメンバは参加させていないはずですので、時間内にpointBを達成するために、MTGに集中するよう促しましょう。

会話を促進させるためには? #

Not butではなくYes andで始める
- 意見に対して真っ先に否定することなく意見を受け入れることから始めましょう。
  悪い例
  - いや、、
  - それよりも、、
  良い例
  - なるほど、いいかも、、
  - いいね、、
- 意見を言ってくれたことに対して ありがとう と言う気持ちを持ちましょう。
- 参加者に一度相手のアイデアを受け止めて、自分の意見を出すように促すと、安心して議論できる雰囲気を作ることができます。

問題への対策 #

会議の出席人数が多すぎる
- メンバー全員が、このMTGに必要か確認しましょう。
  - 全メンバが参加必須であれば、全員に発言権を与える必要があります。
  - 一人増えただけでコミュニケーションコストが増えます。
    だから一人減らすことがスムーズな進行により効果的です。
声が大きく、柔軟ではないステークホルダがいる
- 声が大きく柔軟性の低い人物が、このMTGに必要か確認しましょう。
  - 参加することに納得する or 後で報告すれば納得するなどアクションを取れるのかを考え行動しましょう。
  - スムーズにMTGを進行できない、MTGのpointBのために必要ではない、場合は参加者としないようにしましょう。
参加者がとても静か
- 発言のない人物が、このMTGに必要か確認しましょう。
- 本人に問題意識があるかを確認し、アクションを起こしてもらうよう促しましょう。
議論が滞って進まない　
- 議論を滞らせる人物が、このMTGに必要か確認しましょう。
- ゴールイメージ（pointB）を理解しているか確認しましょう。

チームメンバ全員で協力し、pointBを目指すことが必要です。